Електронна трудова книжка замість паперової: хто, як і навіщо має оцифрувати дані про роботу

Менше ніж за рік в Україні завершиться оцифрування трудових книжок. Що про електронні трудові потрібно знати працівникам та як оцифрувати паперові?

Оцифрування трудових книжок: на підставі чого і коли?

Повністю перейти на електронні трудові книжки в Україні мають з 10 червня 2026 року. Тоді завершиться п'ятирічний період, який законом 1217 дали Пенсійному фонду, щоб він включив відсутні відомості про трудову діяльність українців в Держреєстр загальнообов'язкового державного соціального страхування.

Закон про електронні трудові книжки набрав чинності 10 червня 2021 року. Відтоді й рахується п'ятирічний перехідний період. Жодних поступок з огляду на воєнний стан не передбачили.

ПФУ вносить в реєстр відсутні дані про стаж на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою, тобто роботодавцем за працівника або самим працівником за себе. Відбувається це в результаті оцифрування паперових трудових книжок. Оскільки роботодавці не зобов'язані оцифровувати трудові, є пряма зацікавленість працівників це зробити. Адже від даних про стаж залежить майбутня пенсія.

Як перевірити свою електронну трудову книжку?

Щоб перевірити, чи оцифрована вже трудова книжка, потрібно зайти в свій кабінет на вебпорталі ПФУ . В меню зліва в переліку розділів потрібно знайти розділ "Електронна трудова книжка" (ЕКТ).

Далі потрібно обрати у віконці "Дані ЕТК". Там є інша опція "Доступ до ЕТК" – це можливість додати страхувальника, тобто роботодавця за ЄДРПОУ, щоб той зробив запит на витяг з ЕКТ. Для перевірки оцифрування трудової опція "Доступ до ЕТК" не потрібна.

Після входження в "дані ЕКТ" можна побачити три вкладки:

• Записи трудової книжки (за СПОВ);
• Відцифрована ЕКТ;
• Скан-копії трудової книжки.

Вкладки "Скан-копії трудової книжки" та "Відцифрована ЕКТ", якщо не було оцифрування трудової книжки, будуть порожніми.

"Записи трудової книжки (за СПОВ)" – це ЕТК, яка сформована відповідно до системи персоніфікованого обліку ПФУ. Персоніфікований облік в системі загальнообов'язкового державного пенсійного страхування – це складова Держреєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування, який веде ПФУ.

Персоніфікований облік на підставі звітів роботодавців ведуть з 1998 року. На вебпорталі може відображатися період роботи з того часу. Проте дані про страховий стаж на тому ж вебпорталі та в іншій вкладці відображаються вже з 1 січня 2004 року, бо відтоді за законом про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування з'явилось поняття страховий стаж замість трудового стажу. Увесь трудовий до 1 січня 2004 року автоматично у страховий не потрапив. Цим застраховані мають опікуватися самі. Також можуть бути нестиковки між записами у паперовій трудовій із записами за СПОВ. Тож попіклуватися про оцифрування варто самостійно, щоб в реєстрі були всі дані про стаж.

Як самостійно оцифрувати трудову книжку?

Потрібно зайти в кабінет на вебпорталі ПФУ за допомогою електронного підпису. Далі в меню зліва дійти до розділу "Комунікації з ПФУ" та відкрити вкладку "Відомості про трудові відносини".

Там треба перевірити особисті дані, проставити позначку про згоду на обробку персональних даних і можна додавати сканкопії документів, обираючи їх з переліку.

Додати можна:

• військовий квиток. На підставі цього документа, зокрема, підтверджується період строкової служби до 1 січня 2005 року;
• диплом, свідоцтво чи атестат про навчання. Навчання за денною формою у закладі вищої освіти зараховується у стаж до 1 січня 2004 року. Проте сканкопію диплома зарахують, якщо в ньому вказано саме про денну форму та період навчання. Якщо ж позначки немає, потрібно взяти відповідну довідку у виші;
• довідку з державної податкової інспекції про облік як суб'єкт підприємницької діяльності;
• довідку про зміну назви організації;
• довідку про прийняття на роботу чи навчання;
• довідки про періоди роботи науковим працівником;
• документ про зміну ПІБ;
• документи про стаж, визначені порядком підтвердження наявного стажу (постанова Кабміну 637 ). Це можуть бути виписки з наказів, особові рахунки і відомості на видачу зарплати, посвідчення, характеристики, письмові трудові договори і угоди з відмітками про виконання, членські квитки профспілок з відмітками про сплату членських внесків в періоди роботи;
• свідоцтво про народження дитини. Цей документ, а також відсутність записів про роботу в трудовій, відомості про відсутність в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців інформації про державну реєстрацію ФОП підтверджують факт догляду непрацюючою матір'ю за дитиною до трьох років, який мають зараховувати у стаж;
• трудову книжку або документи про стаж.

Оцифровуючи трудову, можна надати й інші документи про стаж, який у ній не зазначений. За порядками обліку трудової діяльності в електронній формі (урядова постанова 1084 ) та подання відомостей про трудову діяльність в електронній формі (постанова ПФУ 11-1 ) є низка вимог до сканкопій трудової книжки та інших документів про стаж:

• вони мають містити всі сторінки та поля, бути придатними для сприйняття змісту. Потрібно, щоб були чіткими серія та номер бланків;
• копії мають бути кольорові та виготовлені з оригіналів;
• у трудовій мають бути всі сторінки до яких внесено записи в хронологічному порядку та їхні поля;
• рекомендована роздільна здатність при скануванні - 300 dpi, формат зображення має бути jpg або pdf, розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

Прикріпивши відскановану копію трудової та інших документів про стаж за потреби, потрібно перевірити, чи все правильно, підписати електронним підписом та відправити на розгляд у ПФУ.

"Якщо раніше сканована копія трудової книжки працівника вже подавалася, то у разі внесення нових записів при повторному поданні відомостей про трудову діяльність надсилаються титульна сторінка та сторінки зі змінами", - додали в ПФУ.

Коли будуть результати оцифрування та чому можуть відмовити?

Період розгляду сканкопій та їхнього оцифрування – до 30 днів. Результати мають бути в кабінеті на вебпорталі в розділі "Мої звернення". Якщо статус "Виконано", документи опрацювали та дані актуалізували. Проте може бути й статус "Скасовано виконання".

Як зазначили в Пенсійному фонді, є такі найпоширеніші помилки при оцифрування трудової:

• людина відправила копію, яка їй не належить. Опція оцифрування не передбачає, що може звернутися законний представник. Тільки людина сама за себе, підтверджуючи це електронним підписом;
• копії не з оригіналів або чорно-білі замість кольорових;
• на сканах обрізані якісь дані – до прикладу, не видно дати, номери наказів про прийняття на роботу чи звільнення;
• немає титульної сторінки трудової;
• немає підпису людини, якій належить трудова;
• немає запису про зміну прізвища, ім'я, по батькові;
• немає печатки роботодавця чи підпису.

До того ж помилки можуть бути в даних людини, яка подає трудову або документи про стаж – щодо ПІБ, РНОКПП, серії та номера паспорта.

Якщо виконання скасували, потрібно буде врахувати помилки і подавати сканкопії знову. У кількості спроб людина не обмежена.

Навіщо оцифровувати трудову книжку?

Протягом п'ятирічного перехідного періоду вже офіційно діють електронні трудові книжки паралельно із паперовими. З 10 червня 2026 року паперові хоч і не втратять чинність, але перестануть бути обов'язковими і до того часу триває їхнє оцифрування.

"Після цього дані внесуть до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування та буде сформований кінцевий варіант електронної трудової книжки. Тоді паперова версія буде непотрібною. За бажанням працівник може зберігати її в себе або вести паралельно з електронною версією", - вказали в ПФУ.

Хоча після 10 червня 2026 року українці матимуть можливість підтверджувати стаж, тоді відбудеться остаточний перехід на електронний облік трудових відносин та автоматичне призначення пенсії за віком. Тобто це призначення пенсії без подання заяви, після досягнення пенсійного віку, в разі достатнього стажу за даними персоніфікованого обліку і якщо людина не попереджає заздалегідь, хоче вийти на пенсію пізніше.

"У випадку, коли повідомлення (про бажання вийти на пенсію пізніше, - авт.) не буде оформлено, а в Реєстрі застрахованих осіб містяться відомості про весь страховий стаж (оцифровано паперову трудову книжку), пенсію призначають автоматично з дня, наступного за днем досягнення пенсійного віку, - пояснили в ПФУ. - Якщо людина продовжує працювати і не звертається із заявою про призначення пенсії, а її паперова трудова книжка не була оцифрована (тобто стажу не вистачає, - авт.) – у такому випадку вважається, що особа виявила бажання вийти на пенсію пізніше".